Enquête: Les finances de l’AEHEC

Tu as déjà entendu que l’AEHEC (Association des Étudiants de HEC Montréal) gère un budget qui dépasse le million de dollars et tu te demandes où va cet argent? Tu te demandes pourquoi tu paies des cotisations pour l’AEHEC?  Aujourd’hui, l’Intérêt enquête sur la gestion des finances de l’association mère de HEC Montréal et répond à tes questions. Les informations présentées dans ce texte ont été obtenues en collaboration avec Colin Gabla (Trésorier de l’AEHEC), Joaquim Puig (Président de l’AEHEC), Victor Rubino (Escouade Trésorerie) ainsi que Nicole Laboursodiere (Adjointe Administrative de l’AEHEC).

Un article de Nicolas Saint-Amour et Maxime Tremblay-Roussel

Quel est le rôle du trésorier de l’AEHEC?

La mission principale du trésorier de l’AEHEC est de superviser la gestion des finances des différents comités. Ceux-ci n’ont pas d’existence légale propre, contrairement à l’AEHEC. C’est donc dire que les différents comités n’ont pas de compte de banque, ils doivent plutôt passer par l’AEHEC pour payer leurs dépenses et l’AEHEC tient une comptabilité à l’interne pour chaque comité. Tous les déficits annuels des comités sont épongés par l’AEHEC, ce qui explique que l’association mère supervise les comités pour que cela n’arrive pas. C’est une question d’équité entre les années, puisqu’un déficit ou un surplus a un impact sur les moyens financiers dont disposeront les années subséquentes. Ce travail de supervision étant trop exigeant pour une seule personne, il est accompli avec l’aide de l’escouade trésorerie. Chaque membre de l’escouade trésorerie est responsable de la supervision de quelques comités et tous sont des bénévoles. Un des enjeux est de s’assurer que les événements restent abordables malgré le désir de certains comités de faire toujours plus grand que l’année précédente.

Le budget

Suite à une motion adoptée en assemblée générale le 8 février à l’initiative des auteurs de cet article, les états financiers de l’AEHEC pour l’année scolaire passée (septembre 2015 à mai 2016) seront publiés sur le site web de l’AEHEC. Les chiffres qui suivent proviennent de ces états financiers.

L’AEHEC est l’organisation qui chapeaute la grande majorité de la vie étudiante au HEC. Au total, elle est responsable de superviser la gestion de 15 comités. Il faut comprendre que le budget de l’AEHEC est la consolidation des budgets de toutes les associations. En début d’année scolaire, les associations n’ont aucune caisse de départ et doivent tenter de se financer par elles-mêmes en organisant des événements ou en cherchant des commanditaires. Il n’y a que l’AEHEC qui commence son année avec un fonds de départ, cet argent provenant des cotisations étudiantes (40$ par étudiant), de ses commanditaires récurrents ainsi que des surplus des années précédentes (ce surplus accumulé depuis la création de l’AEHEC s’élève présentement à environ 280 000$, duquel il faut soustraire les actifs non monétaires). Pour financer les activités de début d’année des différents comités, l’AEHEC avance les fonds en imposant toutefois un droit de veto sur les différentes dépenses afin de s’assurer que les comités seront capable de générer suffisamment de revenu pour ne pas être déficitaire à la fin de l’année scolaire. Lorsque celle-ci arrive, la somme des revenus et des dépenses de tous les comités est additionnée et le budget cumulatif de l’AEHEC est déterminé.

L’an dernier les revenus de l’AEHEC étaient de 1,3M$, ce qui est légèrement supérieur à l’année précédente. Environ 25% de ce montant provenait des cotisations étudiantes, 15% des commandites, 20% de la vente de billets pour les différents événements, 20% des événements et le reste de sources multiples. Les dépenses de l’AEHEC montaient à un peu plus de 1,2M$ pour l’année 2015-16, soit un montant légèrement inférieur à celui de l’année précédente. Parmi les dépenses, on retrouve une panoplie de frais opérationnels qu’il ne nous semble pas particulièrement intéressant d’énumérer ici. Notons cependant que l’AEHEC a une employée à temps plein, Nicole Laboursodiere. Vous pourrez retrouver toutes les informations complémentaires à cet article dans les états financiers sur le site de l’AEHEC.

La [email protected], un pari gagnant

Si la [email protected] est aujourd’hui bien acceptée par les étudiants, cet été, son implantation était vue comme un pari risqué. Deux questions importantes se posaient: Est-ce que le système allait être fonctionnel? Et est-ce que les étudiants allaient l’adopter? Si le nouveau système est relativement simple pour les utilisateurs, son implantation a été longue et complexe, et il n’a été fonctionnel que quelques jours avant la rentrée. Colin Gabla, le trésorier de l’AEHEC, indique que la maintenance du système prend environ une demi-journée par 4 à 7. La mise en oeuvre de ce projet a donc occupé une partie importante de son temps, et s’est ajouté à sa charge de travail normale.

Cela en valait-il la peine? Cette année, une hausse des ventes de 36% en moyenne a été observée aux [email protected] Selon les membres de l’AEHEC que nous avons rencontrés, cela s’explique par plusieurs facteurs. Tout d’abord, une fois que l’argent est sur la carte, il est très simple de consommer et on ne voit plus l’argent passer. La [email protected] fonctionne bien et il n’y a pas de problème opérationnel apparent. Ensuite, il n’y a plus de vols. Selon Colin Gabla (Trésorier) et Joaquim Puig (Président de l’AEHEC), il y avait beaucoup de surveillance lors des années précédentes en raison de la grande quantité d’argent comptant qui transigeait et la prévention des vols était prise très au sérieux, une affirmation confirmée par des bénévoles à qui nous avons parlés. Si l’ampleur du phénomène lors des années précédentes est incertaine, il n’y a cependant personne d’assez naïf pour croire que cela n’arrivait pas. Il est notamment intéressant de constater que Petrie Raymond, la firme comptable responsable de l’audit des états financiers de l’AEHEC, émet une opinion avec réserve quand à la validité des informations présentées dans les états financiers, en raison de l’importance des paiements comptants. Petrie Raymond précise aussi qu’il est normal que de grandes quantités d’argent comptant transigent dans ce type d’organisation. Cette année, prévenir les vols au [email protected] n’est plus une préoccupation, puisque l’argent transige électroniquement. Finalement, selon Colin Gabla, la [email protected] a fait diminuer le nombre de gratuités en permettant de les compter. Reste à attendre la fin de l’année pour valider cette affirmation. Il sera notamment intéressant d’en connaitre le nombre et les associations les plus généreuses à cet égard.

Bref, pour Colin Gabla, la [email protected] est un succès et elle est là pour rester. Il ne faudrait pas être surpris qu’un jour elle soit utilisée pour des événements autres que le [email protected], notamment les soirées Decelles organisées par Promo où des montants importants en liquide transigent.

Gratuités controversées

Peu de sujets font autant l’objet de rumeurs que les gratuités. Il y a celles qui sont relativement consensuelles comme la distribution de matériel de promotion, par exemple des T-SHIRTS lors des événements ou le paiement des frais des participants à diverses compétitions lorsque ceux-ci représentent HEC. Et il y a le nombre de bières octroyées en gratuités pour les organisateurs du [email protected] Si la grande majorité des étudiants reconnaissent qu’il est normal que les membres de l’association qui organisent le [email protected] reçoivent une compensation raisonnable en bière pour leur travail bénévole, ils acceptent moins que ceux-ci et tous leurs amis aient droit à de la bière gratuite pour toute la soirée. Le [email protected] est organisé par une association différente à chaque semaine, sous la supervision de l’AEHEC. Lors des années précédentes, il était presque impossible de savoir combien de gratuités avaient été offertes, mais ce n’est apparemment plus le cas grâce à la [email protected] Le trésorier, Colin Gabla, a cependant exigé que celles-ci soient comptabilisées. Il recommande, sans l’imposer aux associations, de donner deux gratuités par bénévole qui aide à organiser le [email protected] Les profits des [email protected] financent le budget de l’association qui l’organise. M. Gabla fait valoir qu’il est donc dans l’intérêt de l’association de ne pas trop donner de gratuités. Le nombre de gratuités offertes depuis le début de l’année nous est inconnu mais vous pouvez compter sur l’Intérêt pour faire un suivi.

Prix des activités

Sachant que les revenus de l’AEHEC ont augmenté cette année, il est important de se demander si les activités financées par l’association mère sont moins chères que lors des années précédentes. L’exécutif de l’AEHEC assure que c’est le cas. Selon les chiffres présentés par l’AE à l’Intérêt, les frais de participation de plusieurs activités ont été réduits, dont ceux des intégrations du CSL, du bal de l’année préparatoire, du cocktail 101, et autres. Le prix du bal de graduation est quant à lui rendu à plus de 420$, ce que nombre d’étudiants jugent exorbitant. Le prix des activités étant un facteur clé de la participation étudiante, il y a certainement là un enjeu pour les élections qui viennent.

Conclusions

Comme vous l’aurez compris à la lecture de cet article, qui vous offre un survol de la situation financière de l’Association des Étudiants de HEC Montréal, la gestion des finances de notre association étudiante est très complexe. Nous espérons que cette lecture vous aura donné un ordre de grandeur des revenus et des dépenses de l’AEHEC. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter les états financiers sur le site de l’AEHEC ou aller à la rencontre des membres de l’AEHEC, qui ont à de nombreuses reprises insisté sur le fait que leur porte est toujours ouverte aux étudiants. Il est aussi possible de se présenter aux assemblées générales, chose que seulement une cinquantaine de personnes sur les 3500 membres ont daigné faire le 8 février. Et enfin, si vous souhaitez vous impliquer plus intensivement, il est encore temps de présenter votre candidature pour les élections à venir!

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