Élections AEHEC 2017 : Vice-Présidence Communication

Le rôle du VP Communication (extrait de la charte de l’AEHEC) : Le vice-président communication est responsable de la promotion et de la diffusion d’informations concernant les activités de l’Association à l’interne et à l’externe de l’AEHEC. Il est donc chargé de la mise en place de tous les outils promotionnels nécessaires à l’atteinte des objectifs du CA.

Présentation des candidats :

Barbara Marquez :

-3ème année au BAA

-VP Communication du comité Promo Transcend

– Responsable communication du Fashion Show

-VP Communications Groupe 16 et de NOVA

Caroline Lavado :

-2ème année du BAA

-Co-Présidente du Studio Presse

-Escouade Communication de l’AEHEC

-Responsable communication, Fashion Show Promo Transcend

Paul Varlet :

-2ème année trilingue du BAA

– Membre de l’escouade communication de l’AEHEC

-Président du groupe 17

-VP Interne de l’AIESEC

  • Sur quels points insister en ce qui concerne la communication ? On reproche souvent à l’AEHEC de ne pas être très accessible, se rapprocher des étudiants est-il important ? Si oui, quelles stratégies mettre en place ?

Barbara Marquez :

Uniformiser, Informer, Rassembler. Ce sont les trois points sur lesquels je compte insister.
Dans un premier temps, je souhaite uniformiser les communications entre les comités en leur facilitant leur passation grâce à une base de données, mise-en place avec le VP Interne, qui regroupera leurs états financiers, le détail des événements et leurs partenaires. De plus je souhaite mettre en place une plateforme permettant de gérer l’ensemble des profils Facebook des comités sur une même plateforme. Ceci permettra d’organiser et d’optimiser la présence de chaque comité sur les réseaux sociaux. Informer en intégrant sous forme d’onglets les différents comités de spécialisations et leurs événements respectifs. Ceci dans le but de rejoindre les étudiants qui ont tendance à voir la vie étudiante comme un monde inaccessible de boisson et de party. D’autres moyens peuvent être mis en place, comme un écran interactif à l’entrée des HEC qui rappellerait les différents événements organisés à HEC, que ce soit par les comités de l’AEHEC, les groupes d’intérêt, le SAE et l’école elle-même. Rassembler les étudiants, lors de kiosques, autour d’un même sujet, dans le but de débattre ou simplement commenter des sujets d’actualité.

Caroline Lavado : 

En effet, il est très important aujourd’hui que la communication de l’AEHEC soit proche de ses étudiants. Après m’être impliquées dans divers projets associatifs, notamment en travaillant sur La Chaise Bleue, on remarquait qu’il y avait des attitudes de rejet vis à vis des associations. Ces réactions sont dues à ce qu’on leur transmet. Souvent perçu comme un cercle très fermé, adopter une communication accessible c’est devenir un véritable porte parole des étudiants. Dans ce sens, j’entends faire valoir leurs avis, leurs opinions pour définir une communication à leur image. Pour cela, j’ai pour projet de développer des outils pour motiver l’implication étudiante tel qu’un onglet sur le site avec un plan interactif de la structure, et toutes les informations relatives aux associations. Aussi, la réalisation d’un guide pratique qui sera distribué dans les kits d’intégration mais également disponible en ligne. Enfin, la mise en place d’une plateforme de recrutement centralisant les offres de postes des comités, offrant également la possibilité de déposer directement sa candidature ou lettre de motivation de manière spontanée.  Ce serait l’occasion de constituer une base de données bénévoles mais aussi, une opportunité pour les étudiants motivés de montrer leur intérêt, sans avoir la possibilité de dire « mais je ne peux pas postuler j’ai jamais fait d’Asso’ avant ». En ce qui concerne l’accessibilité, la proximité de l’AEHEC, je compte mettre en place des outils de consultation de l’avis des étudiants tels que des sondages sur l’appli et sur la page Facebook permettant d’orienter la communication leur offrant la possibilité de devenir réellement acteur de la vie étudiante.

Paul Varlet :

Si une chose se démarque définitivement de ma stratégie en tant que VP Communication, c’est l’accent que je mets sur l’implication des étudiants. J’apporte une très grande importance à l’idée de capter l’intérêt des étudiants en amont par les différents moments clés de l’année.  Grâce à des événements d’envergure tel que la tenue d’un énorme concours dépassant les barrières superficielles séparant les étudiants des différents programmes offerts aux HEC. Ce concours de grande ampleur sera créé pour donner la chance aux étudiants d’implanter leurs idées et d’améliorer la vie étudiante d’HEC. Il aura pour but d’impliquer les étudiants du programme à l’amélioration de leur propre quotidien en les laissant créer et proposer un projet de mise en valeur d’HEC Montréal. L’AEHEC prendra en charge la mise en place de cet événement grâce à un budget spécifiquement alloué. Plus précisément, c’est en insistant sur six points, l’implication active des étudiants par le biais d’un énorme concours, la relation avec les médias grâce à une nouvelle liste de presse, une offre renouvelée de formation pour outiller les étudiants, un soutien des associations dans leurs projets élaborés dans le plan annuel des associations en parallèle avec une centralisation des informations des associations au sein d’une base de données universelle.

  • Le taux de participation aux élections, à l’image des assemblées générales, sont toujours largement ignorés par la majorité des étudiants, principalement par méconnaissance de ces événements, comment hausser le taux de participation et mieux informer les étudiants ?

Barbara Marquez :

Rendre les étudiants plus concernés dès le début de l’année. Insister sur la mission de l’AEHEC et ses comités lors de l’amphithéâtre des intégrations en faisant le tour des classes avec le VP Académique. Rappeler aux étudiants qu’ils payent des cotisations, casser la bulle des associations fermées.

Caroline Lavado : 

Concernant les Assemblées Générales, je compte mettre en place un onglet FORUM/FAQ sur l’application Mobile afin de permettre aux étudiants d’exprimer directement des suggestions, de suggérer des sujets concernant l’ensemble de la communauté étudiante qui seraient sujet à débat, des recommandations, des questions précises. Ce support d’échange permettrait de soulever des problèmes qui pourraient par la suite être amenés et discutés en Assemblée Générale. Ces débats générés directement par les étudiants les motiveraient davantage à être présents en AG et à y participer activement. En ce qui concerne les élections, ceci est relié au souci de l’implication en général et des idées préconçues que beaucoup d’étudiants se font : l’objectif est de détruire ces barrières en leur proposant des outils pour faire valoir leurs motivations, compétences et leur intérêt.

Paul Varlet

Selon moi, la participation aux Assemblées Générales est inhérente au format de celle-ci. D’ailleurs, je propose une transformation concrète de l’approche de ces dernières. En effet, j’estime qu’une Assemblée Générale devrait devenir  un lieu de débat permettant aux étudiants de s’exprimer sur des sujets qui les touchent. Ainsi, je compte proposer et mettre en place avec l’accord du prochain exécutif de l’AEHEC des Assemblées Générales, la promotion d’un débat touchant les étudiants du BAA, un débat au début de chaque AG sur ce sujet et prendre les propositions des étudiants. Ces mesures auront pour effet de promouvoir un débat à controverse qui permettra d’attirer plus de personnes lors des AG et propulsera la communication directe avec les étudiants.

  • Quelle stratégie de communication comptes-tu mettre en place l’année prochaine ? Modèle de la page Facebook d’HEC Montréal par exemple ?

Barbara Marquez :

Rencontrer les étudiants pour mieux les connaitre ! Hormis le fait d’utiliser les différents moyens mis à disposition actuellement par l’AEHEC, je souhaite aller à la rencontre des étudiants, par le biais de kiosques mobiles. Chaque kiosque aura une thématique, un sujet de discussion précis et auront lieu deux fois par semestre. En y instaurant des « boites à idées » j’invite les étudiants anonymement ou pas, à s’exprimer et faire remonter des commentaires, des souhaits et informations. Les propositions pourront être débattues ou mises en œuvre. Le but est de créer un contact direct avec les étudiants, de se rapprocher le plus d’eux pour faciliter l’échange. Je compte ainsi donner une image plus accessible de l’AEHEC aux étudiants.

 Caroline Lavado : 

En ce qui concerne la page Facebook, je compte mettre en place une stratégie de communication consultative en jouant sur l’interactivité. Je souhaite que les étudiants participent activement ce qui serait le moyen de réellement créer en lien entre la communauté et l’AEHEC. Créer une relation de soutien, d’écoute et de confiance. Aussi, je souhaite définir clairement l’identité visuelle de l’AEHEC afin d’assurer que tous les étudiants reconnaissent directement qu’il s’agit de l’AEHEC lorsqu’ un post est partagé.

Paul Varlet :

Les publications actuelles sur la page de l’AEHEC sont de qualités, régulières et relativement différentes. Le but est d’augmenter l’intérêt des étudiants pour les post de la page. Encore une fois, c’est sur la participation que je compte augmenter la portée de nos publications. Pour améliorer l’interaction des étudiants avec la page de l’AEHEC, je compte y ajouter régulièrement des publications « concours », par exemple le partage avec le meilleur texte ou bien la publication avec la meilleure photo donnera l’opportunité de gagner une place gratuite pour un événement ou bien une boisson à un [email protected] par exemple. De plus, je vois le modèle de la page Facebook d’HEC Montréal comme ayant un style propre à son community manager. Bien plus qu’un souci d’originalité, je ne compte pas faire la même chose mais travailler en collaboration avec ce dernier. Grâce au support de mon escouade, et notamment du prochain community manager de la page de l’AEHEC, je compte mettre en place une stratégie de communication plus poussée définit par la vision unifiée de l’équipe des prochains exécutants de l’AEHEC que vous aurez choisi.

  • Comment comptes tu faire pour mettre en place plus de transparence entre les actions de l’AEHEC et les étudiants ? 

Barbara Marquez : 

Être plus transparent pour mieux informer. Beaucoup d’étudiants ne se sentent pas concernés par le monde associatif alors qu’ils payent des cotisations étudiantes.
L’AE50 a commencé cette démarche en publiant leurs états financiers, je souhaite poursuivre cette initiative en informant mieux les étudiants en proposant des kiosques à titre informatif.

Caroline Lavado : 

Cela rejoint mon projet de forum sur lequel il sera libre de questionner l’AEHEC. Aussi, quant à la bonne circulation de l’information, il est question de gérer le trafic et d’éviter un surplus d’informations. La mise en place d’infolettres personnalisées ainsi qu’une remise en forme de ces dernières sous un modèle de planning de la semaine, envoyée de façon hebdomadaire, permettrait de séparer plus clairement l’information. L’infolettre est un excellent moyen de communication étant donné que plus de 40% des infolettres reçues, sont lues, et sachant qu’elles sont envoyées à toute la communauté étudiante du B.A.A.

Paul Varlet :

Bien que de nombreux efforts ont été déjà fournis ces dernières années pour améliorer et propulser la transparence dans les communications de l’AEHEC, cette symbiose tire d’un aspect que je compte prioriser lors de mon mandat; l’implication. En fait, l’implication serait promu par une envie renouvelée à participer dans la vie étudiante et une communication accrue. D’ailleurs, je compte rendre publique des résumés des activités des exécutants de l’AEHEC afin d’informer les étudiants sur les activités de ces derniers. De plus, la mise en place de la boîte à enjeux dès mon kiosque me permettrait de savoir quels sont les enjeux soulevés par les étudiants pouvant amener à des sujets de débats lors des Assemblées Générales dont je propose une réforme. D’autre part, il a été soulevé ces derniers temps d’un changement dans le rôle du Vice-Président aux communications. En effet, l’AEHEC est une association qui grandit et qui nécessite une relation avec les médias plus soutenue. Avec l’aide de l’ancien exécutif de l’AEHEC, mon escouade ainsi que le pôle communication de l’AEHEC, je compte mettre en place une liste de diffusion de presse permettant d’accroître notre visibilité à l’externe qui aura très certainement un impact  proactif à l’interne.

  • Selon toi, le rôle du VP Communication se limite-t-il seulement à la gestion des réseaux sociaux? 

Barbara Marquez :

Le rôle du VP Communications ne se résume pas à faire des « covers » ou des « posts » Facebook. Le Vice-président Communication est l’interface entre les étudiants et l’AEHEC tout comme les comités et la direction. Il gère la communication et l’image des différents comités et il communique les valeurs de l’AEHEC. Le VP externe est le représentant de l’AEHEC et de ses membres dans le monde des affaires, il a pour mission, entre autres, de financer et d’entretenir des relations avec les partenaires et commandites. La visibilité est donc un moyen primordial pour le VP externe. Pour accroître cette visibilité je compte compléter le répertoire de journalistes mis en place par le président actuel afin de contacter la Presse pour faire la promotion de nos événements et de nos activités afin de montrer qu’en plus de la qualité de sa formation HEC est aussi un lieu d’implication où les étudiants jouent un rôle dans des causes importantes et des projets ambitieux. Ainsi, le VP Externe et le VP Communication doivent travailler main dans la main pour faire rayonner notre école.

Caroline Lavado : 

Cette année le VP Communication a effectivement pris une nouvelle dimension face aux demandes médiatiques. Seulement, à ce jour il ne s’agit que de réponses. L’objectif serait de devenir proactif à ce niveau-là, par la création d’une liste de presse afin de volontairement faire des communiqués officiels dans l’objectif de valoriser certains projets et réalisations issus de l’AEHEC, contribuant directement à son rayonnement. En communication, je ne pense pas qu’il y ait de limites en terme d’outils, je pense cependant qu’il est important de savoir sélectionner les siens et les utiliser à bon escient.  Il me semblerait abusif d’avoir un compte instagram, twitter, youtube, snapchat, etc. car tous ne sont pas pertinents. Il reste important de diversifier ses moyens de communications pour s’assurer d’atteindre un maximum de personnes, qui ne seraient pas toutes atteintes par des moyens de communications identiques.

Paul Varlet : 

Ma vision du poste de VP Communication débute par l’implication des étudiants, autant par rapport aux associations qu’au monde des affaires au-delà des portes de notre université. Il sera pour moi essentiel de faire le pont vers le monde complexe de la business que les étudiants des HEC intègrent éminemment grâce à la diffusion d’article, l’aide d’un ministre de presse qui permettrait de faire rayonner HEC bien avant de devenir Alumni. D’ailleurs, l’aspect médiatique, essentiel à la communication d’informations et de l’image des HEC, sera pris en charge par le responsable commandites dans l’optique d’une vision plus étendue de la communication de l’AEHEC.

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