Élections AEHEC 2017 : Le trésorier

Le rôle du secrétaire – trésorier (extrait de la charte de l’AEHEC) : Le secrétaire – trésorier a la charge de la garde des fonds de la Corporation et de ses livres de comptabilité. Il voit à la planification et au contrôle des budgets adoptés par le Conseil d’administration.

Présentation des candidats

Victor Rubino

Depuis septembre dernier, j’occupe le poste de Responsable Comité au sein de l’escouade trésorerie. En effet, la gestion financière de six comités durant l’année m’a permis de solidifier mes compétences en gestion et de comprendre les besoins réels des comités. Depuis janvier, je suis le Responsable RFID ce qui m’a permis d’approfondir ma compréhension du nouveau système de paiement au sein de l’école. Ayant travaillé dans les deux pôles de l’escouade trésorerie cette année et accompagné trésorier actuel, Colin Gabla, dans toutes ses tâches, je considère avoir acquis toutes les compétences nécessaires au poste de secrétaire-trésorier de l’AEHEC.

 

Philippe Bérubé

Dès le début de ma première année, j’ai été président de mon groupe. Ça m’a procuré une première vraie expérience d’implication étudiante, alors que 60 personnes comptaient sur moi. Aussi, j’ai été le représentant des premières années auprès de l’AEHEC. En défendant les intérêts des premières années, je me suis familiarisé avec le fonctionnement interne de l’AEHEC et de l’école dans son ensemble. J’ai aussi pu participer à des compétitions académiques, apprenant ainsi à résoudre des problèmes sous pression. Ma fonction la plus récente est celle de trésorier du CSL, qui m’en a appris beaucoup sur la gestion d’un budget et d’un comité en général, ainsi que sur le travail en équipe intra et inter-comités.

  • Quelles sont vos priorités pour l’année?

Philippe Bérubé 

Mon but est que tous les membres de l’AEHEC se sentent représentés, peu importe leurs centres d’intérêt. C’est plus avec la façon de faire les choses qu’avec de grands projets que ça va changer. Au niveau de la gestion interne, je veux intégrer le côté financier à la base de données qui contient les informations sur chaque projet des années passées. Cette base de données sert à la planification des projets les années suivantes. Je veux aussi créer un tableau de bord pour pouvoir suivre les finances en temps réel et aider à la prise de décision. C’est très important et ça permettrait de voir graphiquement si ça va bien financièrement. Enfin, je veux offrir des formations aux trésoriers en début d’année, afin qu’ils soient mieux préparés.

Victor Rubino 

Je veux un meilleur contrôle interne pour améliorer nos processus, avoir plus d’efficacité et avoir un meilleur avis sur nos états financiers. J’ai ciblé quatre points, les gratuités, améliorer la plateforme interne pour les trésoriers, améliorer le guide du parfait trésorier [Un guide des procédures remis au trésorier de chaque comité,  N.D.L.R.] et instaurer une formation pour les trésoriers. Je veux aussi créer des bourses pour payer la totalité ou une partie du bal pour les étudiants moins en moyens avec la collaboration du service d’aide aux étudiants. J’ai aussi l’intention d’offrir des formations de conférenciers ou d’anciens élus de l’AEHEC pour chaque membre élu sur un poste exécutif. Finalement, je veux développer notre système de paiement, que j’ai appelé RFID 2.0, , [La [email protected] est appelée RFID à l’interne,  N.D.L.R.] au sein de notre école et à l’extérieur de nos murs afin d’améliorer notre expérience étudiante.

  • En ce moment, il n’y a aucune limite fixe de gratuités qu’une personne peut recevoir ou donner et le nombre de gratuités n’est pas public. Comment proposez vous de gérer les gratuités? 

Philippe Bérubé

Ayant organisé trois [email protected] cette année, je me suis vite rendu compte qu’il est difficile de contrôler à qui vont les gratuités et pourquoi. Par exemple, si un artiste vient et tu veux lui payer la bière, ça devient compliqué à gérer dans un cadre trop rigide. Il pourrait aussi y avoir des comités qui décident de se payer la brosse. Nous, au CSL, il n’était pas question que l’on boive parce qu’on voulait rester en contrôle. Chaque comité fait les choses différemment. Les revenus du [email protected] leurs reviennent, alors c’est eux qui décident de ce qu’ils font avec les gratuités.

Je pense que ça doit être la décision du comité mais il faut être transparent et favoriser la responsabilisation du comité. Il est selon moi dur d’imposer un cadre fixe mais je crois qu’en publicisant le nombre de gratuités à chaque assemblée générale on pourra contrôler le phénomène. Il est possible de savoir exactement qui a donné combien de gratuités et à qui. Quand quelqu’un est dans les comités, il prend un engagement éthique. Si quelqu’un s’est payé une brosse, cette personne aura des comptes à rendre lors des AG. Selon moi, ça serait la meilleure façon de faire puisque c’est flexible et gérable. Ça va aussi briser le tabou lié aux gratuités. Il y a beaucoup de questions qui se posent cette année, et avec ce que je propose les étudiants vont avoir les faits.

En ce qui concerne l’accès aux informations financières, les étudiants sont toujours libres d’aller voir l’AE ou Nicole pour obtenir l’information alors je ne vois pas pourquoi ça changerait. S’il y avait une demande de la part des étudiants alors on ira dans cette direction, mais ca ne semble pas être le cas.

Victor Rubino 

En ce qui a trait aux gratuités, nous avons aujourd’hui toutes les informations nécessaires même si celles-ci ne sont pas publiques. Selon moi, il vaudrait mieux centraliser la distribution des gratuités, ou autrement dit, seulement permettre au responsable désigné d’en donner. Celui-ci recevra une liste contenant le nom des bénévoles et ceux-ci recevront deux gratuités, ni plus, ni moins. Cela réglerait le problème à la source.

Est-ce que la transparence n’est pas une meilleure solution? Ou serait-il possible de rendre public le nombre de gratuités tout en faisant comme vous proposez?

Je pense que ma solution sera suffisante pour régler le problème et que ce n’est pas nécessaire de le rendre public, mais, s’il avait une demande et si la chose était votée en assemblée générale, alors on le fera.

  • Selon vous, faut-il essayer de toujours gagner plus d’argent, pour faire toujours plus d’événements toujours plus gros, ou faire en sorte de baisser les prix des événements?

Philippe Bérubé 

Moi et mon équipe avons réussi à garder le prix des événements du CSL stable cette année et je vais travailler pour qu’il en soit de même pour les activités de l’AEHEC l’année prochaine.

Je trouve dommage que les comités de spécialisation n’aient pas les moyens de réaliser leurs projets ou qu’ils soient obligés d’imposer des frais pour des événements à vocation académique ou professionnelle, alors que ca nuit grandement à la participation. C’est quelque chose que j’aimerais changer en les aidant davantage. En général, je trouve que les prix sont raisonnables au niveau actuel et je vais travailler pour qu’ils ne montent pas. Il y a plusieurs événements qu’on peut rendre encore mieux avec des petits détails qui ne coûtent rien ou presque, et c’est d’ailleurs ce que nous avons essayé de faire cette année avec le CSL. En ce qui concerne le bal, comme je n’ai pas accès aux chiffres de cette année donc je ne peux pas me prononcer à savoir est-ce que c’est justifié, même si le prix est élevé.

Victor Rubino 

Je veux revenir au but premier de l’AEHEC, soit augmenter la participation à nos événements. L’augmentation du prix des événements est à long terme inévitable à cause de l’inflation mais moi, en tant que trésorier, je peux m’engager à garder les prix stables ou à les descendre sur un an.

Le but des bourses pour le bal n’est pas d’aider les étudiants parce que le bal est trop cher, c’est d’aider les étudiants qui en ont besoin. Ça serait selon moi injuste que des gens ne puissent pas participer au bal par manque de moyens. On sait que à long terme nos coûts, par exemple celui des chambres, vont augmenter, et baisser le prix de tous les événements, ce n’est tout simplement pas faisable..

  • Comptez-vous continuer la mise en place des [email protected] l’étendre à d’autres événements?

Philippe Bérubé 

Mon but est de l’appliquer au plus d’activités possibles. C’est faisable pour tout ce qui se passe à HEC. C’est un projet à long terme. Ça demande énormément d’heures à gérer. Un des buts finaux est de pouvoir l’utiliser partout à l’école, même si les contraintes techniques sont grandes. Le système système RFID permettra aussi de réduire la quantité d’argent comptant en circulation.

Victor Rubino 

Je sais comment le système marche parce que j’ai été le responsable RFID dans l’escouade trésorerie [une équipe de bénévoles chargés d’épauler le trésorier de l’AE,  N.D.L.R.]. Je souhaite amener le système à un autre niveau. À long terme, je veux que cette carte sois utilisable dans toute l’école, COOP, cafétéria, service d’impression, etc. Sous mon mandat, on peut la rendre utilisable à la cafétéria, à la bibliothèque et au service d’impression. Les discussions pour la réalisation de ce projet ont été entamées il y a un an, la chose est donc réalisable à court terme. Je veux aussi qu’il soit possible de recharger sa [email protected] par carte de débit avec des terminaux de paiements parce que plusieurs étudiants n’ont pas de carte de crédit. Le RFID nous servira aussi à réduire la circulation de l’argent liquide à HEC, tout comme l’établissement d’une billetterie en ligne. Finalement, durant mon mandat je négocierai un partenariat avec la STM afin de pouvoir, à long terme, utiliser notre carte RFID comme moyen de transport dans l’île de Montréal.

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