Dans les coulisses des examens: entrevue avec Geneviève Gélinas, Registraire Adjointe

Ça y est, les intras sont là ! Et l’appréhension de leur déroulement en présentiel aussi. Cette façon de faire qui paraît nouvelle et inconnue, alors qu’elle n’est en réalité pas si ancienne. Alors, comment notre école s’est elle préparé à cet évènement ?

Geneviève Gélinas, Registraire Adjointe de HEC Montréal

Pour vous, je suis allée à la rencontre de Geneviève Gélinas, Registraire Adjointe de HEC Montréal. Travaillant au Registrariat depuis maintenant presque 18 ans, elle est aujourd’hui responsable de plusieurs équipes, dont celles du secteur des examens. Lorsque j’ai contacté le Registrariat en vue d’une entrevue sur les examens, Madame Gélinas s’est aimablement proposée, en m’expliquant que c’était un sujet qu’elle appréciait : « C’est un morceau très important de la vie des étudiants, et un morceau important pour l’école et dans la vie des enseignants. Donc effectivement, j’ai beaucoup à cœur ce dossier. ».

Je vous présente ici les quelques questions que je lui ai posé afin de vous permettre d’explorer avec moi les coulisses des examens !

Quel est votre rôle dans l’organisation des examens ? Vous m’avez dit que vous gérez des équipes, mais que faites-vous concrètement ?

Je vais parler au nom de l’équipe des examens au Registrariat. Même avant la pandémie, la mission de notre équipe c’était de préparer les examens. Donc d’abord, il y a tout l’avant examens : le montage des pochettes d’examens, la planification de la surveillance d’examen… toute la mise en place pour que les examens se passent le mieux possible. Ensuite, pendant les examens on assure la surveillance, qui est un gros morceau de l’organisation, on donne les questionnaires, on les transmet aux enseignants. Et après les examens, on s’occupe des processus de consultation des copies d’examens, de révision de notes, etc.

Comme durant la pandémie il n’y avait pas d’examens papier, et que tout était à distance, il nous a fallu complètement transformer notre soutien, avec la mise en place par exemple de répondants pour les examens synchrones; donc des gens qui étaient, et qui sont encore ce trimestre-ci disponibles par clavardage Teams pour assister les étudiants qui ont des enjeux techniques ou autre pendant leur examen. Nous travaillons en collaboration avec de nombreuses équipes dans l’école qui nous aident, évidemment, dont le département d’enseignement mais aussi la DTI (Direction des Technologies de l’Information). Toutes les équipes sont là en soutien aux étudiants et aux enseignants.

En effet, vous avez dû vous adapter pour la mise en place des examens en ligne durant la pandémie. Mais maintenant, étant donné que les examens intras se feront pour la majorité en présentiel, est-ce que vous avez dû faire face à de nouveaux défis pour revenir au mode présentiel ?

En fait nos deux principaux défis sont, je dirais en premier de composer avec oui, majoritairement des examens en présentiel, mais des examens multiformats : en présentiel papier, en présentiel ordinateur et quelques examens complètement à distance. Notre mission est vraiment de s’assurer que peu importe le format de l’examen, l’étudiant ait le même soutien, autant au niveau de la surveillance que du soutien technique en arrière. Donc cette gestion des différents format d’examens représente un beau défi, qui nous demande d’adapter certains processus. Et le second c’est bien sûr de s’assurer qu’on respecte les mesures sanitaires. Depuis le début de la pandémie, je pense que les étudiants l’ont vu, c’est quelque chose qui nous tient vraiment à cœur. Nous sommes extrêmement rigoureux de ce côté-là. Nous voulons que les étudiants soient bien, qu’ils se sentent en sécurité quand ils viennent ici. Donc ça se transpose aussi dans les salles de classe pendant les examens.

Et bien sûr, j’ajouterais peut être un troisième point très important, qui est de contrer le plagiat. Je pense que tous les établissements ont la même préoccupation. C’est une des raisons pour laquelle les examens sont en salle, pour pouvoir réinstaurer une surveillance en salle. Et puis nous avons d’autres moyens pour les examens qui sont à distance, comme par exemple la surveillance sur Zoom ou bien le format de l’examen. C’est clairement une préoccupation qu’on a et qui est partagée je pense avec la grande majorité des étudiants, et on travaille fort là-dessus aussi.

Justement, est-ce que vous avez des appréhensions quant au déroulement des examens en ligne ?

Je dirais non dans la mesure ou la majorité des examens sont en présentiel, mais plutôt des préoccupations que comme école, et comme communauté étudiante, il faut essayer de contrer le plus possible le plagiat.

D’ailleurs, je suis très contente qu’on travaille de concert avec les associations étudiantes, qui sont de bons vecteurs quand on souhaite faire passer l’information. Je pense qu’on était proche des associations avant la pandémie, et je pense qu’on l’est encore plus depuis. Nous vous donnons l’information, et en retour ça nous permet d’avoir le pouls car les associations peuvent nous remonter les préoccupations des étudiants. Cette collaboration est donc très précieuse pour nous. Et puis je suis contente que vous vous intéressiez à la question des examens, puisqu’il y a beaucoup d’équipes de soutien qui travaillent pour les étudiants et qui sont parfois méconnues. Je trouve ça important que les étudiants voient tout ce qui est mis en place pour les soutenir dans leur cheminement académique.

En parlant des étudiants, comment pensez-vous qu’ils se sentent à la veille de la reprise des examens en présentiel ? Quelles appréhensions pensez-vous qu’ils peuvent avoir ?

Bonne question ! Avant chaque période d’examen, on sent que les étudiants ont un stress tout à fait naturel par rapport aux examens. On le sent aujourd’hui, mais je pense qu’on le sent à chaque fois. On sent aussi que les étudiants, particulièrement les étudiants du bac, souhaitaient revenir en présentiel pour vivre la vraie expérience étudiante sur le campus. J’ai donc l’impression que la grande majorité des étudiants sont contents de revenir sur place. Cependant, comme tout changement, ça demande une adaptation. Les gens doivent se réadapter à le faire en présentiel, mais je ne le vois pas comme un enjeu. Je pense qu’une fois qu’ils seront sur place et une fois qu’ils auront commencé leur premier examen leur stress va tomber, et on va essayer de rendre ça le plus fluide possible aussi pour eux.

Dernière question pour vous, avez-vous des ressources ou des recommandations à partager aux étudiants afin qu’ils se préparent au mieux aux examens ?

Le service aux étudiants (SAÉ) offre plusieurs ressources pour le soutien aux études. Ils ont un beau site web très complet avec de nombreuses ressources disponibles. Je ne sais pas à quel point les étudiants sont au courant des ressources qu’ils peuvent obtenir entre autres du sae. Sur le web et par courriel, on met de l’information sur les examens, il y a d’ailleurs une communication qui est partie pour aider à se préparer aux examens. Il est donc important que les étudiants lisent leur courriels pour bénéficier de toutes les ressources. Je sais qu’ils en reçoivent beaucoup, mais il y a un paquet d’informations qui passe par là. Le SAÉ est plein de ressources, mais c’est vrai que peut être que lorsqu’on n’est pas dans le besoin, on n’est pas forcément porté à aller voir l’éventail de ressources qui s’offrent à nous.

Je remercie grandement Madame Gélinas pour cette entrevue très intéressante, ainsi que pour les ressources qu’elle m’a transmises et que je vous partage à mon tour. Je vous invite à être curieux et à explorer les nombreuses pages web qui y sont disponibles, vous y trouverez sûrement des réponses à vos interrogations. J’éspère qu’elles vous seront utiles pour vos intras, bon courage à tous !

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